Möt Monica Skagne – ny VD på Adda

Nu är det ett halvår sedan Monica Skagne tillträdde tjänsten som VD för Adda AB, som ju ägs av SKR och en majoritet av Sveriges kommuner. Addas uppdrag beskrivs i korthet så här: Vi ska hjälpa offentlig sektor med strategisk försörjning av varor, tjänster och kompetens så att vi står bättre rustade att leverera framtidens välfärd. Genom smarta tjänster och produkter, relevanta avtal och kvalificerad rådgivning vill vi frigöra resurser och säkerställa att försörjningen av resurser och kompetens in i välfärden blir både robust och hållbar.

Vi fick ett givande samtal med Monica om hennes bakgrund, var Adda står i dag och hur framtidsplanerna ser ut.

– Vilka erfarenheter tar du med dig till ditt nya uppdrag? Du är visserligen ny som VD, men välbekant med Addas verksamhet sedan rätt länge har jag förstått.
– Jag har arbetat som chef och ansvarig för att utveckla digitala lösningar i stora internationella och svenska företag, såsom Ikea, Danfoss Group och Framfab, samt varit ledande i att stötta företag i tillväxtfas. Och jag var kommundirektör i Växjö 2025-2023. Åren 2015-2018 var jag också ledamot i Näringsdepartementets insiktsråd för digitalisering.

– Jag har suttit med i Addas respektive dotterbolagens styrelser sedan 2015. De åren jag suttit med har vi haft en väldigt positiv utveckling. Vi känner att vi är behövda. Det ställe där jag lärt mig mest om upphandling är faktiskt IKEA, de är ganska utmanande när det gäller just upphandling. Det ligger i deras supplie chain-del. De har en genomtänkt syn både när det gäller leverantören och kunden. Men även i min roll  som kommundirektör i Växjö, åren 2015-2023, lärde jag mig naturligtvis ännu mer om upphandling i ett kommunalt perspektiv.

– Ja, Växjö är ju en stad som gjort sig känd tidigt inom både miljöarbete och upphandling, inte minst genom tidigare upphandlingschefen i Växjö, David Braic, som 2010 blev vald till Årets inköpare av SOI.
– Ja, han var ju upphandlingschef när jag kom. Under mina åtta år hade jag möjlighet att driva ganska omfattande transformation. Grunden ligger i styrningen och ledningen internt, inte i det politiska arbetet. Processer och koncernstyrning låter som självklarheter men så är det inte. Likadant med digitalisering, behovet måste drivas från där behovet finns. David och jag jobbade jättemycket med det här, både för att han ville förstå och vara drivande, men också för att alla bolag och förvaltningar skulle förstå. Om ni har behovet så måste ni själva driva behovsutredningen och analysen. Sedan kommer upphandlingen, som är en helt egen profession, in. Den här utvecklingen hjälpte oss att få till ett helt annat flöde i hela Växjö kommunkoncern, så att detta sitter i ryggraden.

– Om jag förstått saken rätt så vill du lägga på ytterligare ett kol när det gäller verksamhetsutveckling i Adda. Styrelsen vill se att Adda förstärker stödet till kommuner och regioner och att Adda sätts ännu tydligare på kartan, bland annat genom att bidra till välfärdens omställning med hjälp av digitalisering. Hur skall ni göra det?
– Vi skall förändra vårt sätt att skapa erbjudanden till kommuner och regioner, exempelvis inom digitalisering, men också att hjälpa dem att ta det momentum som nu finns. Vi behöver bli ännu bättre att förklara för våra kunder vad det är vi gör. Vi associeras som inköpscentral oftast bara med att skapa avtal. Nu skall vi förenkla vår organisation och bygga upp ett bättre gränssnitt mot våra kunder så att de förstår bredden i vad vi har att erbjuda, men också förkovra oss och förstärka erbjudandet ytterligare. Det innebär att vi också måste förstärka samarbetet med näringslivet, som ju har minst 99 procent av vad det offentliga behöver inom bland annat digitalisering, så att de förstår den här fantastiska kundgruppen som heter kommuner och regioner. Precis som det finns små, medelstora och stora företag, så finns det små, medelstora och stora regioner, med i stort sett samma behov som näringslivet. Vi skall sätta oss på kartan, profilera och positionera Adda som ett självklart val, men då också för näringslivet och samarbetspartners.

– Det här är också en fråga om styrning och ledning, dels för den högsta politiska nivån, men framför allt på tjänstemannanivå. Organisationerna har inte alltid varit tillräckligt tydliga i policys och styrdokument. Upphandling är en strategisk funktion och en katalysator för hela hållbarhetsarbetet, både när det gäller miljö, socialt och ekonomiskt, och då ligger frågorna på högsta nivå, både när det gäller styrning och uppföljning. Leverantörerna bör hela tiden under pågående avtal rapportera till uppdragsgivaren och beskriva vad man gör för att uppfylla kraven, i stället för att vi skall söka informationen. Det måste hela tiden finnas en god dialog, och ett professionellt fungerande förhållande mellan kund och leverantör. Att följa upp noggrannt är oerhört viktig, men när det görs på rätt sätt är upphandling ett sätt att spara både tid och pengar, framför allt när vi gör det gemensamt.

– När man gör en behovsanalys måste den vara förutsättningslös, kanske ser lösningen helt annorlunda ut än vad man trodde från början. Analysen är det absolut viktigaste, oavsett om  vi pratar upphandling eller digitalisering. Med en smart och bra process, där upphandling är med tidigt, kan man få ett väldigt bra resultat även om man har små resurser.

– När det gäller välfärdens omställning så går det verkligen att spara tid och pengar. Bland annat när det gäller digitalisering så har faktiskt Adda väldigt mycket att erbjuda sina kunder. Och när det gäller sådant som inte finns så har vi ett handslag, både med vårt syskonbolag Inera, och hela SKR-koncernen liksom med våra kommuner och regioner, så att vi gemensamt kan skapa nya lösningar. Vi lever just nu i en tid när det inte räcker med snack utan det krävs konkret verkstad. Det har varit tufft länge, men jag tror att vi som jobbar med detta vill visa att vi levererar något, att vi verkligen gör allvar av visionerna, att våra kunder känner att vi skapar ett verkligt mervärde för dem. Och därmed i förlängningen för alla som bor och lever i Sverige.

– Det betyder att vi måste utveckla vår kommunikation med både kunder och leverantörer ytterligare. Vi måste beskriva vad vi kan göra på ett helt annorlunda sätt. Vi jobbar med paketerade erbjudanden som skall kunna passa för olika behov. Det skall vara lätt för kunderna att förstå och hitta vad Adda erbjuder. Därför måste vi skapa arenor, även för näringslivet, så att vi kan lära av varandra. Matchmaking alltså.

– Kan SOI och Adda också utveckla mer samarbete, i ett sådant perspektiv?
– Ja, det tror jag. SOI arrangerar ju konferenser, kurser och nätverksaktiviterer och vi skulle kunna överlappa varandra och stärka varandra. Ensam är inte stark, utan frågan är, vad kan vi göra mer tillsammans?
Det finns många områden där stordrift och standardiseringar är bra, och innebär att det går att tjäna mycket pengar. Adda kan också bygga större specifika kompetenser än vad mindre organisationer har möjlighet till. Tillsammans blir vi dessutom stora som köpare och kan skapa en större konkurrens. Däremot är en del upphandlingar naturligtvis unika för en viss kommun eller region. Dessa frågor behöver vi diskutera med varandra. Dialog och förståelse för varandra är väsentligt. Jag ser fram emot SOI´s årskonferens, även om jag inte vet exakt än hur vårt deltagande kommer att se ut.

– Adda har ibland använt sig av extern remiss i kontakten med leverantörerna. Hur ser du på det?
– Vi måste utveckla det här med ”matchmaking”. Extern remiss är ett bra exempel. Näringslivet, och ibland även vi, kan ha missuppfattningar om upphandling. Hur kan vi mötas på bästa sätt? Alla vill egentligen samma sak och det är just dialogen som leder framåt. Därför är också innovationsupphandlingar ibland en väldigt bra sak, där vi beskriver behovet och nåringslivet kommer med förslag på lösningar. Med dialog kan man få ut det bästa av två världar. Med en pågående dialog, även under avtalstiden, kan en produkt eller tjänst förbättras löpande, ibland även med hjälp av incitament.

Adda och krisberedskapen
– En helt annan fråga, hur arbetar Adda i dag med krisberedskapsfrågor?
– Krisberedskap är en stor fråga för oss, vilket syns väldigt tydligt i vårt senaste nyhetsbrev. Bland annat har vi vårt virtuella beredskapsförråd, där man kan söka stöd utifrån den nivå där man just befinner sig. Vi har därför anställt en person som är väldigt kunnig på området och som skall hjälpa våra kunder ännu mer. Adda arrangerar ett framtidsseminarium kring dessa frågor nu den 21 februari, under temat Allvarstid är ansvarstid – tillsammans för en kraftfull beredskap, där bland annat Kristina Syk, vår nya chef för försörjningsberedskap och riskanalys, medverkar.* Även näringslivet och MSB deltar i diskusssionen. Det som fungerar i ett normalt läge måste fungera i olika krissituationer. Pandemin bidrog naturligtvis starkt till att sätta ljuset på de här frågorna.

– Adda/SKL Kommentus drog ju verkligen ett tungt lass under pandemin, för att få fram leveranser och produktion av de varor som det fanns akuta behov av.
– Ja, en stor eloge till Åsa Edman och övriga som arbetade med detta. Jag älskar ordet kraftsamling för det var verkligen vad det blev, en enorm utmaning för att det offentliga skulle kunna ta sitt ansvar för medborgarna och deras behov.

– Tack för samtalet, vi ses i Malmö 16-18 april!

                                                * * *

* Mer om hur Adda arbetar med krisberedskap, inklusive ett reportage från framtidsseminariet den 21 februari, hittar du i ett separat reportage som publiceras samtidigt med denna artikel.