SOI på Almegas rapportseminarium 22/10

Vid frukostseminariet kring Almegas nyutgivna rapport deltog både representanter för offentlig sektor och för tjänsteföretagen. SOI representerades i paneldebatten av ordföranden, Martin Magnusson.

Rapporten har skrivits av Ulrica Dyrke, jurist och näringspolitisk expert offentlig upphandling och konkurrens. Redan på omslagets framsida presenteras rapporten i en mycket kort sammanfattning så här.

Rapporten beskriver tjänsteföretagens erfarenheter av offentlig upphandling, där en ökad deltagandegrad märks men stora utmaningar kvarstår, särskilt kring starkt prisfokus, krånglig administration och irrelevanta krav samt bristande dialog och uppföljning. Detta hämmar bra, affärsmässiga, sunda och kvalitetsinriktade offentliga affärer.

Och i förordet skriver Erik Östbom, näringspolitisk chef på Almega följande.
Den offentliga sektorn i Sverige står inför stora utmaningar. Behoven av offentlig service växer i takt med att vi lever längre och blir allt fler och samtidigt som medborgarnas krav på kvalitet ökar. I en föränderlig och osäker omvärld ställs den offentliga sektorn även inför nya utmaningar. För att tillgodose de behov offentlig sektor har spelar de offentliga upphandlingarna en avgörande roll. Det är stora värden vi pratar om. 2021 gjorde den offentliga sektorn upphandlingspliktiga inköp för närmare 900 miljarder kronor, vilket motsvarar en sjättedel av BNP.

Almega verkar för att offentliga upphandlingar ska genomföras på ett sätt som tar tillvara på konkurrensen på marknaden, värnar affärsmässighet och kvalitet i leveransen samt inger förtroende för de offentliga affärerna. Vi vill bidra till skapa dialog och lyfta frågor av betydelse för att skapa förutsättningar för utvecklade upphandlingar och bättre inköp av tjänster – till nytta för hela samhället.

Paneldebatten sändes även digitalt och kan också ses i efterhand genom att  klicka här.

I debatten deltog Ulrica Dyrke, jurist och näringspolitisk expert med inriktning offentlig upphandling, Almega, Ann Eva Askensten, avdelningschef hållbara offentliga affärer, Upphandlingsmyndigheten, Martin Kruse, inköpschef, Arbetsförmedlingen, Stefan Nordin, inköpschef, Stockholms Stad, Emma Dehmer Unevik, ordförande Almega Serviceföretagen samt VD för Stockholms Städsystem, Mats Johansson, säljchef, Securitas, Claus Forum, vd, Irisgruppen, Martin Magnusson, inköpschef Karlstads kommun och ordförande i SOI, Eva Stålkrantz, anbudschef, Ambea, Stina Ljungkvist, vd, Carlstedt arkitekter och Martin Sjögren, Senior Key Account Manager, Randstad. Bo Nordlin, Upphandling 24 modererade samtalet.

Ulrika Dyrke påpekade i sin inledning, där hon gick igenom rapporten, att 44 procent av alla upphandlingar rör sig om tjänster och att  den är en uppföljning av en tidigare rapport från mars 2021, ”Så ser tjänsteföretagen på offentlig upphandling”. Den nya rapporten bygger på en enkätundersökning, genomförd i somras, där 1033 företag deltog. Hela 60 procent har lämnat anbud under de senaste fyra åren, jämfört med 47 procent i den förra undersökningen. Ju större företag, desto mer deltagande i upphandlingar. Vi vet inte varför siffran ökat, kanske har lågkonjunkturen bidragit. Bland de företag som inte deltar är de vanligaste orsakerna samma tre som i förra undersökningen. För många och irrelevanta krav (22 %), för mycket tidskrävande formalia (24 %), För mycket fokus på lägsta pris (34 %). Hon konstaterade också att allt fler företag är obekväma med ett starkt prisfokus och att detta riskerar färre anbud från skötsamma företag som vill göra ett bra jobb. Och man upplever fortfarande stora brister i uppföljningen, även om det blivit bättre. Mer dialog med marknaden och mål- eller funktionsriktade upphandlingar som minskar kravbördan och öppnar för nya lösningar efterlyses också. Hela 62 procent av företagen deltar alltid eller ofta i sådana dialoger, och ju större företag, desto större andel.

Ann Eva Askensten, UHM, påpekade att tjänsteföretagen är jätteviktiga för att offentlig sektor ska gå runt. Därmed jätteroligt att så många parametrar går åt rätt håll. Läs gärna fritextsvaren i undersökningen, de belyser och ger kött och blod åt undersökningen. Använd gärna standarder, som våra kriterier som finns för rätt så många branscher, och undvik särkrav, det underlättar för marknaden. Uppföljning är viktigt att utveckla men vi måste idag också vara väldigt noga med vilka vi släpper in som leverantörer. Ett utökat stöd för detta kommer vi att släppa i vår.

Därefter var det dags för den första panelen att ta plats. Martin Kruse, Stefan Nordin, Emma Dehmer Unevik, Mats Johansson och Claus Forum. Prispress kontra fasta priser och tydliga krav diskuterades och Emma påpekade att det råder mer prispress i offentlig upphandling än på den privata sidan, när det gäller städbranschen. Prisfokuset öppnar upp för de oseriösa företagen. Mats ville gärna att man även lägger till incitament för utveckling under avtalstiden, och även avdrag för en sämre kvalitet. Martin Kruse menade att resonemanget är lite av en förenkling, samtidigt som det är en superviktig fråga. Det handlar om kontroll, men är också en resursfråga. Min dröm är att det kommer mer forskning på det här området. Även om Almegas undersökning inte är forskning så är det viktigt att den sätter ljuset på frågan. Stefan Nordin menade att man ändå måste ha ett starkt prisfokus. Att vi släpper fram oseriösa aktörer (inte minst inom städområdet) händer absolut. Vi lägger allt mer resurser på uppföljning, men ibland saknar vi tillräckliga kunskaper och det gäller även lokalvård. Där kan det vara ett alternativ att använda egen regi i stället för att upphandla. Mats menade att Securitas oftare avstår från att lämna anbud numera, just på grund av bristfällig uppföljning. Stefan berätta att inom stora välfärdsområden, som sjukvård, upphandlar Stockholm enbart på kvalitet. Alla leverantörerna i panelen ville se mer och bättre uppföljning. Martin och Stefan höll i princip med och berättade att man satsar mycket kraft på bättre avtalsuppföljning och avtalsförvaltning.

I panel nummer två fick vi se Stina Ljungkvist, Eva Stålkrantz, Martin Sjögren, Stefan Nordin och sist men inte minst Martin Magnusson, SOI. Nu var det dags att diskutera krav, och Martin Sjögren såg fram mot mycket fler och spännande krav. Eva Stålkrantz berättade att man har stor respekt för offentlig upphandling, som skall klara så många olika områden. I vår bransch, där det handlar om sköra människor är kraven otroligt viktiga. Därför är dialogen inför upphandlingar väldigt viktig. Finns inte dialogen försöker vi belysa frågeställningar via Frågor och svar, till exempel att visa att vissa krav kan vara onödigt kostnadsdrivande (och kanske även utanför branschstandard). Innovation och framåtriktade krav välkomnar vi också. Stina Ljungkvist berättade att det är väldigt vanligt att konsulttjänster upphandlas på lägsta pris per timme. Det behöver inte ge ett bra pris i slutändan, utan det viktiga är att upphandlaren kan beskriva vilka problem/uppgifter man vill lösa och att vi får beskriva vad vi kan erbjuda utifrån våra erfarenheter och vår kompetens. När kraven blir för lågt ställda blir det bara priset som styr. Stefan Nordin nämnde att i årets hittills 530 upphandlingar så innehåller cirka 80 procent hållbarhetskrav, men det borde nog vara 100 procent. Ibland kan vi inte heller använda UHM’s kriterier eftersom våra uppdragsgivare vill gå längre. Vi arbetar både med kvantitativa krav och med dialogkrav, till exempel när det gäller att få personer som står långt från arbetsmarknaden i arbete.

Martin Magnusson menade att man måste nyansera bilden av vad som är ett relevant respektive irrelevant krav. Vad vill våra uppdragsgivare, vad gör till exempel Almega för att utbilda sina medlemmar i hur den offentliga affären fungerar, vilka samhällskritiska styrmedel finns som påverkar kravställningen. Det finns ju alltid dåliga exempel, där vi kan bli bättre på att beskriva varför vi ställer vissa krav. Men det är inte alltid förutsättningarna för våra medlemmar är jättebra. Vår medlemsundersökning visar att fyra av tio medlemmar pekar på bristande förståelse hos den politiska ledningen. Två av tio säger att det finns en god förståelse. Då är det ganska svårt som upphandlare att vara expert på hela det här spektrat som krävs för att göra en bra offentlig affär.

Martin Sjögren berättade att stora upphandlande organisationer , som Adda och Kammarkollegiet, ofta har väldigt bra dialoger. Vi skulle önska att fler stora organisationer utvecklar detta, men också håller bra koll på vad som sägs i Frågor och svar. Ibland får man allt för förnumstiga svar.

Bo Nordin undrade hur upphandlarna ser på innovation, är det relevant att jobba med? Stefan Nordin sa att det är en fråga som står högt på dagordningen, men vad innebär det? Vi har inte annonserat särskilt många innovationspartnerskap enligt LOU, men vi skapar ändå innovation genom att ta fram nya sätt att upphandla entreprenader, att skapa nya sätt att upphandla när det gäller människor som står långt från arbetsmarknaden, där finns gott om goda exempel.

 – Martin Magnusson, du representerar ju även en del små kommuner, vad finns det för möjligheter för dem?
– Egentligen finns det lika goda möjligheter i kravställningarna, däremot kan det vara svårt att orka eller hinna tänka, när man har så många andra utmaningar i sin vardag, att man skall klara av dialog, att genomföra upphandlingen och att följa upp den, allt detta på en eller två tjänster. Så möjligheterna är goda men förutsättningarna är sämre.

Stina vill skicka med att ni som upphandlare skapar en kravlista, vi skulle vilja veta vad ni vill uppnå, för att kunna berätta vad vi kan hjälpa till med. Då kan vi kanske kan komma med överraskningar kring sådant ni inte har tänkt på. Sedan får ni bedöma vilken leverantör som ger de bästa svaren. Stefan tyckte att det lät helt möjligt, dock inte i alla upphandlingar. Men när vi gör det så leder det ofta till väldigt goda resultat. Så det handlar också om att skapa goda exempel och en lärande organisation. Det är förstås en utmaning i en organisation med 43.000 anställda.

Martin Magnusson menade att man måste lära mer om verksamheten och att tänka annorlunda i sin kravställning för att fokusera på behovet, på att upphandla funktion. Det är nog den största utmaningen i vår vardag att lära beställaren att tänka på behov och funktion, att vara en sorts processledare. I den bästa av världar borde vi varje år titta över våra mallar och dokument och ifrågasätta alla våra krav. Kanske kan många av dem tas bort. Men förutsättningarna för att göra detta varje år finns inte. I grunden är detta en fråga för högsta ledningen. 80 personer jobbar med inköp i Stockholm, men 400 på Scania, med samma inköpsvolym.

– Upphandlingsguider från branschorganisationer kan också vara en god hjälp, nämnde Eva Stålkrantz, och tog Vårdföretagarna som exempel. De uppdateras varje år och de används mycket.

Dagen avslutades med frågor från publiken där just frågan om upphandlingsguider kom upp. Ulrika Dyrke svarade att Almega fångar den bollen och lovade att stödja sina branscher att ta fram guider.
På en fråga om man kan lita på guiderna svarade Martin Magnusson ett obetingat Ja. Man vet att det är skrivet utifrån leverantörernas perspektiv men man kan lära sig väldigt mycket av dem. Det vore bra om man kan få någon form av samverkan med UHM i det sammanhanget, då skulle de få ännu mer tyngd. Ann Eva Askensten, UHM, tyckte att tanken är rätt, men menade att det kanske är ännu viktigare att hjälpa branscher där man inte klarar av att ta fram guider. Som sista punkt kom återigen frågan om allt för låga anbud och vikten av uppföljning upp från publiken.

 Almegas rapport i sin helhet kan laddas ner som pdf här.