Borås – en unik föregångare på AI-området!

Martin Perlstedt är koncerninköpschef och Ronny Ulltjärn är upphandlingschef i Borås stad. Tillsammans beskriver de hur deras arbete kring AI har skapat mervärde i upphandlingsarbetet. Arbetet påbörjades 2024 som en pilot i AI-plattformen Intric (som just nu utvärderas av Borås stad) och arbetet runt AI har skett i ett högt tempo.

Koncerninköp har bland annat byggt 15 stycken AI-assistenter som tillsammans täcker stora delar av upphandlingsprocessen. Här ingår bland annat behovsanalys, marknadsanalys, mål och syfte, affärsanalys, riskanalys, val av upphandlingsförfarande, kravspecifikation, pris- och utvärderingsmodeller med mera. En viktig avgränsning är att inget sekretessmaterial, personuppgifter eller affärshemligheter får finnas i det AI-relaterade materialet. Koncerninköp har också tagit fram mer generella assistenter som t ex mötestranskribering av anteckningar från ljud till text. Arbetet kompletterar upphandlarnas egna arbete och bidrar till kvalitetssäkring och att underlätta dataanalys.

De vill även framöver bygga assistenter för avtalsförvaltningen, som kommer att möjliggöra ett mer proaktivt och riskförebyggande arbetssätt. Koncerninköp har också påbörjat utvecklingen av funktioner för planering, uppföljning för ledning samt framtagande av upphandlingsplan som är helt offline med hjälp av AI. Martin och Ronny konstaterar att mycket av förutsättningarna förändrades när Chat GPT 5 introducerades i somras, där AI blev märkbart mer kapabel. AI är numera så mycket mer än bara en mer avancerad sökmotor. Det handlar inte bara om att hämta information utan även om att strukturera och visualisera data.

Martin och Ronny förtydligar att Borås Stads arbete med upphandling inte utgår ifrån tidigare upphandlingar som kopieras utan upphandlingarna byggs från grunden utifrån behov och det mål och syfte som finns. Varje affär är unik och behöver anpassas och påverkas av många faktorer samt marknadsläget.

Fördelen med att ha färdiga assistenter, likt de Borås Stad har tagit fram, är att prompterna som AI använder är förprogrammerade. En prompt är den instruktion som AI utgår ifrån för att lösa uppgiften. Det medför att alla upphandlare får likvärdiga svar samt att struktur på svaren bli lika varje gång. På så vis minskar man riskerna att användarna påverkar svaren.

Med hjälp av AI kompletteras upphandlarens arbete så att mer utrymme kan ges till de strategiska och mer långsiktiga analyserna som påverkar affärerna. På så vis kan affärsfrågorna få en mer framträdande roll än bara administrativt arbete, något som också Regeringskansliet lyfter fram i rapporten Färdplan för de offentliga affärerna 2025-2030. 

Det bästa återstår!
I en tid när det ställs allt fler krav på den offentliga upphandlingen kommer AI att vara ett nödvändigt verktyg. Borås Stad anser att det är viktigt att alla upphandlande myndigheter tillsammans bidrar till att utveckla AI assistenter som kan bidra till att förbättra arbetet runt offentliga inköp i Sverige. Därför ser de gärna att alla delar med sig till varandra för att kunna dra lärdomar av varandras arbete, i syfte att driva Sverige framåt. Därför är deras assistenter tillgängliga för samtliga i plattformen Intric, men kan även användas i AI-plattformar med liknande funktionalitet. AI är ett bollplank som stödjer medarbetare som arbetar med offentliga inköp, speciellt viktigt i de små organisationerna, där man inte har tillgång till några specialiserade tjänster.

Avslutningsvis trycker Martin och Ronny på vikten av att se helheten kring inköpsarbetet i en organisation från strategiskt, taktiskt till operativt inköp. Borås Stad har tagit fram en modell för en inköpsprocess som omfattar mer än bara själva upphandlingsarbetet. Detta beskrivs i bilden nedan. Genom att se inköp och upphandling som ett strategiskt verktyg för offentliga affärer kan AI vara en del i att stödja arbetet i dessa processer. Vi tackar dem dessutom för att de tog sig tid att berätta om Borås spännande resa i AI-världen!