DIGG – nya rekommendationer för upphandling av data

Med DIGG:s nya rekommendationer för upphandling av data blir det enklare för dig som offentlig aktör att skapa goda förutsättningar för att både kunna använda och dela med er av data. De lägger också en bra grund för den nya öppna datalagen som kom i augusti 2022. Rekommendationerna tar bland annat upp några av de problem som finns kring öppna data idag.

Några av de problem som finns med öppna data idag är:

•    att data är inlåsta på olika sätt,
•    att data inte är tillräckligt strukturerade eller
•    att data är svåra att hantera av andra skäl.

- Genom att följa de nya rekommendationerna kan man redan i upphandlingsskedet lägga en bra grund för att både använda och dela sin data. Dessutom skapar man mer ordning och reda i datahanteringen, vilket gör att man också sätter större fokus på att informationssäkerheten ökar, säger Josefin Lassinantti, som arbetar som specialist inom öppna data på DIGG och som har samordnat arbetet med rekommendationerna.

Rekommendationerna hjälper till att göra data till en strategisk resurs genom att man enklare kan se till att data skapas och anskaffas på ett så bra sätt som möjligt redan från början. Det gynnar både den offentliga aktören som skapar och anskaffar data och de aktörer som senare kan komma att använda data som öppna data. All data kan såklart inte delas som öppna data men rekommendationerna skapar förutsättningar för en datahantering som förenklar arbetet att dela och använda data.

– Jag fick ju möjlighet att prata om våra rekommendationer på SOI´s förra årskonferens, berättar Josefin, men då var de ju inte helt klara. Det är dom däremot nu, och det känns ju väldigt bra. Så just nu arbetar vi med att sprida information om att dom här rekommendationerna finns och försöker uppmuntra offentliga organisationer att börja använda dom. Och det är kul att vara forskare, men faktiskt ännu roligare att arbeta på DIGG, med praktiska problem och möjligheter till utveckling, inte minst av den offentliga sektorn.

– Vad är det som lett till att du arbetar med de här frågorna?
– Jag är ju egentligen doktorand på Luleå Tekniska Universitet, och började titta på de här frågorna kring öppna data redan 2012, när jag var doktorand på Luleå tekniska universitet. Då var frågan om öppna data ganska ny i Sverige. Men jag kände redan då att detta kommer att bli en stor och ganska omvälvande fråga för offentlig sektor. Jag tyckte det var väldigt spännande och sedan fick jag möjlighet att arbeta med den på DIGG. Det är ju en stor digital transformation som pågår nu, egentligen det största som hänt efter införandet av e-tjänster och 24-7-myndigheter. Man kan också se att det sker mycket policyutveckling inom området, t.ex. på EU-nivå. Exempelvis policyfrågor, vad kan det här leda till och så vidare. Däremot tar vi inte fram rekommendationer för frågor som t.ex. GDPR, molnlagring och annat där det redan finns regleringar och som andra myndigheter ansvarar för, bl.a. IMY. Det vi tagit fram nu är inte lagtexter utan rekommendationer.

– Viktigt att komma ihåg är att datamängderna är innehållet i ett IT-system, medan systemet man arbetar i bara är ”behållaren” för datat och att man därför bör se dessa som två olika saker snarare än som ett ”system”. En datamängd överlever ofta flera IT-system. Därför är det viktigt att det inte finns inlåsningseffekter av olika slag, som gör att man inte kommer åt data eller kan använda data effektivt. Inlåsningseffekterna skapar också stora och egentligen helt onödiga kostnader, t.ex. vid systemmigrering. Nu övergår datahanteringen från att vara en del av den stödjande verksamheten till att vara en del av kärnverksamheten, och detta måste också hanteras upphandlingsmässigt. Om man inte gör rätt från början så skapas problem, kostnader och hinder. Man kan säga att vi försöker skapa mer av ett livscykelperspektiv på data och att de måste byggas på samma sätt för att senare kunna delas med andra. Data som en strategisk resurs, kan det uttryckas som. Och datats livscykel är ju mycket längre än systemets.

– Varför kan man inte ladda ner rekommendationerna?
– Bland annat för att man inte skall bli sittande med gamla rekommendationer, utan alltid ha tillgång till de senast uppdaterade texterna på hemsidan. Under våren kommer vi bland annat att släppa exempel på avtalstext, där vi tagit hjälp av jurister, just nu är de texterna ute på remiss. Vi har arbetar också i ett projekt som vi kallar Nationell dataverkstad, där fokus är på ett sätt att få kommuner och regioner att dela data. Även e-Sam tar fram olika rekommendationer, och de har också bistått oss i vårt arbete. Och apropå upphandling så finns ju en hel del leverantörsdata numera som öppna data, vilket dessutom kan spara tid och pengar åt kommuner genom att man minskar uppgiftslämnarbördan. Öppna data är också ett smart sätt att överlämna kunskap, när personer slutar på sitt arbete.

– Kärnan i våra rekommendationer är framför allt följande, säger Josefin.
• Se till att skilja på IT-system och data eftersom dom har olika livslängd, och minska de dyra inlåsningseffekterna. Se data t som en strategisk resurs.
• Rekommendationerna lägger också en bra grund för att kunna hantera de kommande EU-förordningarna som rör data. Vi ser att data-frågan blir allt viktigare!
• När man skall dela data blir man oftast också bättre på informationssäkerhet. Man kan säga att öppna data driver informationssäkerhet. Och du får bättre rådighet över dina data.
• Och om man vill arbeta med AI så är det värt att komma ihåg att data är grunden i AI, och även i många andra applikationer. AI är den lilla mängden av isflaket som syns ovan vattenytan medan själva datat är den stora mängden. Det är alltså egentligen datamängden man skall lägga det stora arbetet på om man vill skapa bred nytta. Utan datat finns inget som driver AI-utveckling, som främjar forskning och medborgardialoger, men även utveckling av digitala tjänster, innovation, beslutsstöd, business intelligence. Många stora, samhällsutmaningar som miljö och klimat, transporter och energifrågor, den smarta staden etcetera är också beroende av data. Så sammantaget, lägg mer jobb på datat och mindre på de coola applikationerna.så skapar man fler möjligheter till innovation och samhällsnytta.
• Det viktigaste i rekommendationen är avsnitt 1, att säkra rätten till datat. Exempelvis i forskarvärlden finns ofta ett jättebehov av data från olika utredningar och rapporter, men de är ofta inlåsta, i stället för att kunna återanvändas i mängder av bra forskning och studier.

Vi tackar Josefin för en spännande och intressant lotsning in i en ny och rätt okänd värld!

Rekommendationerna hittar du här.

Lag (2022:818) om den offentliga sektorns tillgängliggörande av data, finns här.