Trendenser i en turbulent samtid

Att Upphandlingsmyndigheten ger ut det årliga magasinet Trendens har i takt med tidens gång blivit en tradition. Men det har också blivit en viktig återkommande skrift, som inte bara pekar på utvecklingen under det gångna året, utan också vill peka framåt. I sin inledningsartikel skriver generaldirektör Inger Ek följande.

”Regionerna och kommunerna är mitt uppe i flera stora utmaningar som inte enbart är ekonomiska. Pandemin visade att det finns stora brister i beredskapen. Rysslands krig mot Ukraina har givetvis drabbat den ukrainska befolkningen värst, men vi ser stora effekter även på vårt samhälle. Störningar i viktiga försörjningskedjor är bara ett exempel.

Klimatet handlar inte längre bara om att minska utsläppen. Samhället måste förbereda sig för att hantera effekterna av de kriser som den globala uppvärmningen kan leda till. I artikeln Upphandling i en osäker omvärld kan du läsa om inköpens betydelse för krisberedskapen.”

I den nämnda artikeln skriver Henrik Grönberg, som är jurist på Upphandlingsmyndigheten, bland annat. ”Staten har i och för sig långtgående möjligheter att förfoga över företagens resurser i nödfall som krig och krigsfara. Men i praktiken är det ofta genom det dagliga inköpsarbetet som företag involveras i samhällets krisberedskap. Under coronapandemin hamnade exempelvis företagen och upphandlarna tidigt i fokus då offentliga inköp var en förutsättning för att klara försörjningen av nödvändigt material och utrustning inom hälso- och sjukvård.”

Henrik tror att vi har mycket att lära av de senaste årens händelser. Det gäller bland annat hur vi ser på riskfördelning i offentligt upphandlade avtal och förståelsen för företagens svårigheter i tider av inflation och andra oförutsägbara utmaningar.
–En erfarenhet från pandemin är att vi behöver lägga större vikt vid hur vi utarbetar avtalsvillkor som hanterar ändrade omvärldsförhållanden. Om en stor del av risken läggs på leverantörerna drabbar det även offentlig sektor, i form av större riskmarginaler i anbudspriser eller genom att fler företag väljer bort offentliga kunder.

En annan intressant artikel har rubriken Koll på inköpen framtidssäkrar välfärden. Här berättar Roger Himmelsköld, inköpschef på Huddinge kommun och ledamot i SOI´s styrelse om hur Huddinge, som ligger strax söder om Stockholm, under de senaste fyra åren har gjort en förändringsresa. Från att inköpen tidigare hanterades av nämnderna är kommunens inköp idag centraliserade och en integrerad del av budgetarbetet. När Sveriges kommuner nu står inför stora utmaningar med hög inflation, skenande elpriser och dyrare bränsle har Huddinge koll på sina kostnader.

År 2018 var varje nämnd en egen upphandlande myndighet och 45 procent av kommunens upphandlingar var direktupphandlingar.
– Det var dyrt, kvaliteten var dålig och det fanns ingen helhetssyn. Idag arbetar vi kategoristyrt och inköp har ett tydligt mandat från kommunledningen, säger Roger.

I artikel ger Roger också tre råd till andra som planerar att göra samma förändringsresa.
1. Mät och följ upp inköpsarbetet. Det är först när man kan visa nyttan i pengar eller i uppnådda verksamhetsmål som organisationen förstår vilken skillnad inköpen kan göra. I Huddinge följer man även upp hållbarhetsmål. År 2030 ska hälften av inköpen ha inslag av cirkularitet. Målet är att öka 5 procentenheter varje år fram till dess.
2. Titta inåt och inte bara ut mot marknaden. Det är lätt att glömma den egna organisationen. Ett exempel är Huddinges stora upphandling av städtjänster. För att säkerställa att kvaliteten inte blir sämre när kostnaderna minskar förstärks organisationen med en städcontroller som följer upp avtalet.
3. Att undvika kostnader är lika viktigt som att effektivisera.

Hela artikeln finns på sidorna 8-11 i Trendens. I övrigt finns som vanligt att antal intressanta artiklar om hur offentliga organisationer har utvecklat sina verksamheter, bland annat från Karlstad, Malmö och från Stockholms arbete med Rättvist byggande

Vi hittar förstås också artiklar om nya lagar och regler, aktuella domar och om upphandlingsstatistik.
Trendens går att ladda ner från Upphandlingsmyndighetens hemsida här, och den går även att beställa kostnadsfritt som tryckt publikation.