Möt nytänkarna Kathe Mandorff & Catarina Sjöling

Hur lyckas man genomföra en gemensam nationell upphandling för 21 regioner, av något så komplicerat som hyrpersonal inom hälso- och sjukvård? Vi fick en pratstund med Kathe Mandorff och Catarina Sjöling, som lyckats med denna närmast historiska bedrift.

– Ni kan väl börja med att förklara för oss som inte är så insatta, vad syftet och målet med upphandlingen var.
– Alla regioner har haft egna avtal inom vårdbemanning. Från början var det mest läkare som avropades, men under de senaste åren har avropen av sjuksköterskor ökat, och man har sett att för varje år har kostnaden för vårdbemanning eskalerat. Man har också sett att regionerna konkurrerar med varandra. Det har även blivit svårare att anställa personal, och omfattningen av de här avtalen har ökat kraftigt. Från projektets sida finns det väldigt mycket material kring varför man valde att gå ut i en nationell upphandling och innan man kom dithän så hade man arbetat med frågan ett antal år. Och avtalsvärdet på det här fyraåriga avtalet är 38 miljarder kronor. Det omfattar då läkare, sjuksköterskor, barnmorskor och några specialistfunktioner.
Man har arbetat med att skapa ett nationellt projekt under många år, för att komma tillrätta med de eskalerande kostnaderna, och det är på regiondirektörsnivån, i deras nätverk, man har hanterat de här komplicerade frågorna.

– Sattes det uttryckliga mål för den här upphandlingen från regionernas sida?
– Ja, det har satts övergripande mål för vad vi skall nå, inte bara ekonomiskt. Vi ville få en mer hållbar leverantörsmarknad och vi ville kunna säkerställa kvaliten på den personal som tas in. Och naturligtvis att upphandlingen skulle möjliggöra att det dras mindre resurser ute i regionerna, där de här problemen har kostat mycket tid och kraft.

– Hur går man tillväga med ett så här gigantiskt projekt?
– Vi kom ju in lite senare, då hade man redan tagit fram ett underlag, som hade varit publicerat, men man fick in så många överprövningar att man valde att avbryta upphandlingen. När man skulle starta upp den på nytt så fick vi uppdraget. Då fanns det en projektgrupp framtagen sedan tidigare och det fanns delar av ett underlag, där det fanns många krav som hade beslutats på en högre nivå, till exempel att man skulle ha 12 månaders karens från en anställning till att få jobba via ett bemanningsföretag i samma region, att man skulle ha arbetsrättsliga villkor med mera. Sedan hade vi saker vi ville lägga till, att man skulle ha uppföljning av leverantörer, en eskaleringstrappa, vi lade till en utvärderingsmodell i själva upphandlingen, som gjorde att vi höjde kvaliten på de leverantörer som vi antog. Vi har också en variant där man kan lämna anbud löpande under avtalstiden och vi har stora möjligheter att sätta leverantörerna i karantän, eller att avsluta avtalet, om man inte sköter sig, och då får man inte leverera till någon region.

De anbud man lämnar gäller för alla regioner, som har ett gemensamt avtal. Vi har också en gemensam avtalsförvaltningsgrupp, så alla regioner förvaltar sina avtal på samma sätt. Vi har även en gemensam avropsmodell och man får heller inte direktupphandla under pågående avtalstid, enligt det gemensamma nationella beslut som tagits.

– Hur löser man problemet med att små orter kan ha svårt att få exempelvis semestervikarier?
– Vi har en differentierad ersättningsmodell, för att hjälpa till att lösa just den typen av problem.

– I SOI’s motivering till priset, så använder man uttryck som innovativt, och att ni revolutionerat upphandlingen. Vad tror ni man syftar på då?
– Vi ändrade ju en del saker i kravställningen och i utvärderingsmodellen, men det som är mest innovativt är väl att vi gjorde ett eget upphandlingsförfarande. Även om upphandlingen är stor så lyder den under det nya 19:e kapitlet, som började gälla i februari 2022. Det innebär att vi kan ansluta leverantörer under hela avtalstiden, ett DIS-liknande förfarande. Nya leverantörer kan ansöka om att ansluta sig till avtalet två gånger per år. Då görs en kvalificering och utvärdering av leverantören och dess processer för att säkra kvaliteten i sitt arbete. Vid behov av hyrpersonal används samma avropsmodell i samtliga regioner för att hyra in en resurs (läkare eller sköterska). Vid varje avrop sker en utvärdering och tilldelning. En del av de övriga ändringar vi gjort i kravställning och utvärdering är nog nyskapande i den här branschen, men inte generellt i offentlig upphandling. Vi har ju också infört att en anbudsgivare som inte själv uppfyller kravet endast får åberopa ett företags kapacitet. Det åberopade företaget ska då själva uppfylla kravet. Med andra ord får kravet ej delas upp på flera företag då det är den samlade erfarenheten som är efterfrågad och kravets syfte går förlorat om fler företag kan användas. Det innebär att vi får mera seriösa leverantörer och vet precis vilka vi har avtal med.

– Vi fick in sex överprövningar med tretton olika frågeställningar, dock inga på tilldelningsbeslutet utan på förfrågningsunderlaget. De gick till Förvaltningsrätten, och innebar en fördröjning av avtalet på ett år, så regionerna fick antingen förlänga sina avtal eller upphandla, vilket bland annat VGR fick göra. Vi fick väl motiverade svar på samtliga frågor i Förvaltningsrätten, några överprövningar gick vidare till Kammarrätten, som gick på samma linje och det blev inget prövningstillstådn i HDF. Vi fick alltså rätt i samtliga fall. Senare kom några överprövningar på tilldelningsbeslutet, men vi vann även där.

– Vi måste ju också tillägga att vi haft en fantastisk och väldigt engagerad projektgrupp, med rätt kompetenser och med avsatt tid för att arbete med projektet, och har kunnat arbete helt och hållet via Teams, eftersom det bara är vi två som sitter hos VGR. Väldigt mycket underlag var framtagna redan innan vi kom in, så vårt fokus låg mer på att skapa en annan struktur i upphandlingen, för att inte behöva fastna på vägen igen.

– Man blir nyfiken på vilka kompetenser ni två sitter på, ni måste ju vara noggrannt utvalda för att klara uppdraget.
– Jag fick först förfrågan efter att ha upphandlat hälso- och sjukvårdstjänster i 20 år här på VGR, bland annat vårdbemanning, samt att jag jobbat med många övergripande projekt, säger Kathe som har en KY-utbildning till upphandlare som bakgrund. Jag sade ja, under förutsättning att jag fick ha en kollega med mig, och jag och Catarina hade jobbat tillsammans i andra övergripande projekt tidigare. Och i en sådan här stor upphandling är det förstås också extremt mycket administrativt jobb. Till exempel skall den MBL:as i alla regioner. Och vi hade också cirka 380 frågor att besvara kring upphandlingsdokumentet. Där fick vi också hjälp av temamet, där det fanns många olika typer av specialistkompetens. Så i den meningen har vi väl fungerat även som projektledare.

– Jag har inte arbetet med vårdbemanning, men inom inköp, först i privat sektor och sedan inom VGR, både som upphandlare och som regionutvecklare, med innovation och verksamhetsutveckling, i ungefär tretton år, berättar Catarina, som från början är civilekonom med internationell inrikting. Så det var nog grejen för oss, att vi kompletterar varandra på ett bra sätt kompetensmässigt. Och vi kom ju in senare i projektet, sommaren 2022.

– Upphandligen annonserades i november 2022 och tilldelningen skedde september 2023, trots att vi hade pågående överprövningar, detta för att snabbare få in eventuella överprövningar på tilldelningsbeslutet. Så avtalet var helt klart i november 2023 och började gälla någon gång i januari 2024. Sedan anslöt sig regionerna efterhand, under första halvåret 2024. Avtalet hade kunnat vara längre än fyra år men det fanns ett tidigare beslut på detta, som vi fick utgå från. Samtidigt är det ju bra att avtalsförvaltningsgruppen får möjlighet till eventuella justeringar, innan det gått alltför lång tid.

– Vet ni något om hur utfallet av upphandlingen har blivit?
– Regionernas kostnader för hyrbemanning minskade med 35,8 procent, över 3,3 miljarder kronor, under 2024 jämfört med 2023.

– Och slutligen, när ni inte arbetar, vad gör ni då?
– Mycket träning, umgås med kompisar och hänga med kompisar respektive barnbarn, och vi är hästtjejer bägge två! Och gillar spa och vin! Så priset skall nog komma väl till pass!